ই-ফাইল কেবিনেট (অফিস ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ)

সেবা গ্রহণকারীঃ

 ব্যাংকের সকল বিভাগ ও উপ-বিভাগ, আঞ্চলিক কার্যালয় এবং শাখা সমূহ

সেবাটি বর্তমানে কিভাবে দেওয়া হয়?

            অফিসের প্রতিটি ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ প্রক্রিয়া-

  • একই আলমারিতে একাধিক বিষয়ভিত্তিক ফাইল একত্রে রাখা;
  • প্রয়োজনীয় ফাইল বাহির করে তা অনুমোদিত কর্তৃপক্ষের নিকট উপস্থিত করা;
  • ফাইলের কাজ শেষ হলে পুনরায় আলমারিতে রাখা;
  • ফাইল বিন্যাসে ম্যানুয়াল পদ্ধতি অবলম্বন করা;
  • কোন কোন বিভাগে ফাইল নম্বর/পরিচিতি নম্বর/ঋণ নথি নম্বর ব্যবহার করে ফাইল সাজানো;
  • ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ করার জন্য একাধিক আলমারির ব্যবহার করা;
  • প্রতিটি আলমারির গড় আয়তন ৪২ ঘনফুট (৩.৫’×২’×৬’) ব্যবহৃত হয়;
  • প্রতিটি উপ-বিভাগের জন্য নূন্যতম একজন ফাইল রক্ষনাবেক্ষনকারী নিযুক্ত রাখা;
  • ফাইল সনাক্তকরণের সময় সাপেক্ষ ধীর গতি পদ্ধতি অনুসরণ করা;
  • গোপনীয়তা রক্ষায় ব্যক্তির উপর নির্ভরশীল হওয়া;
  • অনেক সময় প্রয়োজনীয় ফাইল সময় মত খুঁজে না পাওয়া।

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *