১। উদ্ভাবক এবং প্রস্তুতকারক: মোহাম্মদ হাসান মাহমুদ, বিভাগ প্রধান, আইসিটি বিভাগ
২। সেবাটি বর্তমানে কিভাবে প্রদান করা হয়:
বর্তমানে ব্যাংকের প্রধান কার্যালয়ের বিভিন্ন বিভাগ/দপ্তর থেকে জারীকৃত অফিস আদেশ, সার্কুলার, চিঠি ইত্যাদি সংশ্লিষ্ট বিভাগ/দপ্তর নিজ নিজ ব্যবস্থায় নথিতে হার্ডকপি সংরক্ষণ করে থাকে।
৩। বিদ্যমান সমস্যা ও সমস্যার প্রভাব:
| বিদ্যমান সমস্যা | সমস্যার মূল কারণ | সমস্যার কারণে সেবা গ্রহিতাদের ভোগান্তি |
| ১। বিভাগ/দপ্তর থেকে জারীকৃত অফিস আদেশ, সার্কুলার, চিঠিপত্র সমূহ হার্ডকপি আকারে জারী করা হয়। উক্ত হার্ডকপিসমূহ ক্ষেত্র বিশেষে নথিতে সংরক্ষণ করা হয়। দীর্ঘদিন সংরক্ষণের কারনে হার্ডকপি সমূহ যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা কষ্টসাধ্য কাজ। | ১। কেন্দ্রীয়ভাবে তথ্য সংগ্রহ ব্যবস্থা না থাকা। | ১। ব্যাংকে সময়ে সময়ে জারীকৃত সার্কুলার, অফিস আদেশ অনুসরণ করে ব্যাংকিং কার্যক্রম পরিচালনার ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সকল ডকুমেন্ট যথাযথভাবে সংরক্ষণপূর্বক সে অনুযায়ী গ্রাহক সেবা প্রদান করা বাধ্যবাধকতা রয়েছে। কিন্তু যথাযথভাবে সকল তথ্য, সার্কুলার, অফিস আদেশ ইত্যাদি সংরক্ষণ করা এবং প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে সে অনুযায়ী কার্যক্রম পরিচালনা করে গ্রাহক সেবা প্রদান বিলম্বিত হচ্ছে। |
| ২। সময়ে সময়ে জারীকৃত সার্কুলার সমূহ নির্দিষ্ট কোন স্থানে সংরক্ষণ না করায় প্রয়োজনীয় সময়ে নির্ধারিত সার্কুলার সমূহ সংগ্রহ করা বেশ কষ্টসাধ্য। | ২। হার্ডকপি সমূহ যথাযথভাবে সংরক্ষণ প্রক্রিয়া বেশ কষ্টসাধ্য। | |
| ৩। গুরুত্বপূর্ণ সার্কুলার, অফিস আদেশ সমূহ সহজলভ্য না হওয়ায় মাঠ পর্যায়ে উক্ত নির্দেশিকা অনুযায়ী কাজ করা সময়সাপেক্ষ হয়। | ৩। নথিসমূহের হার্ডকপি সংরক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় স্থান সংকুলান না থাকা। | |
| ৪। মাঠ কার্যালয়ে তথ্য সংরক্ষন ব্যবস্থা না থাকা। |
৪। বিদ্যমান সমস্যার প্রস্তাবিত সমাধান:
ক) ব্যাংকে কর্মরত সকল কর্মকর্তা-কর্মচারীদের জন্য বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস সমূহ ডিজিটালভাবে তথ্য সংগ্রহ ব্যবস্থা চালু করণ।
(খ) নতুন প্রসেস ম্যাপঃ
- তথ্য ব্যবস্থাপনা এবং সংরক্ষণের জন্য প্লাটফরম প্রস্তুতকরণ।
- প্রস্তুতকৃত প্লাটফরমে বিভিন্ন ক্যাটাগরী ও বিভাগ অনুযায়ী তথ্য সংরক্ষণের ব্যবস্থাকরণ।
- সংশ্লিষ্ট বিভাগ/দপ্তর থেকে ডিজিটাল আর্কাইভে সংরক্ষণ উপযোগী তথ্য (হার্ডকপি/সফটকপি) সংগ্রহকরণ।
- যাচাই বাছাই শেষে সংরক্ষণ উপযোগী ডকুমেন্ট সমূহ Archival System এ আপলোড করার ব্যবস্থাকরণ।
- Archival System -এ তথ্য আপলোড করার জন্য ব্যবহারকারী তৈরীকরণ এবং তথ্য আপলোড করণ।
- Archival System ব্যবহার করে তথ্য সংগ্রহ করার জন্য ব্যবহারকারীদের এক্সেস এবং প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ প্রদান।
- প্রাথমিকভাবে ব্যাংকের কর্মকর্তা-কর্মচারীবৃন্দ রেজিস্ট্রেশন করে Archival System ব্যবহার করতে পারবেন।
গ) উদ্যোগটির মধ্যে নতুনত্ব কি?
- কেন্দ্রীয়ভাবে ব্যাংকের গুরুত্বপূর্ণ নথি সমূহ সংরক্ষণ।
- যে কোন সময়ে যে কোন স্থান থেকে মোবাইল/ল্যাপটপ/কম্পিউটার ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা সম্ভব।
- মাঠ পর্যায়ে দাপ্তরিক কাজ সম্পাদনের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।
- ব্যাংকের সময়ে সময়ে জারীকৃত নির্দেশনা সমূহ যথাযথভাবে পরিপালন করে গ্রাহক সেবা প্রদান আরো ত্বরান্বিত হবে।
- ব্যাংকে নতুন যোগদানকৃত কর্মকর্তাদের দাপ্তরিক কাজ সম্পাদনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।
- নথি সংরক্ষণ ব্যবস্থা ম্যানুয়াল পদ্ধতি থেকে অটোমেশনের আওতায় নিয়ে আসা।
চিত্র: প্রস্তাবিত Archival System প্লাটফরম ব্যবহারের লগ-ইন পেইজ
ঘ) উদ্যোগটি বাস্তবায়ন করার জন্য নতুন কী কী হার্ডওয়্যার / সরঞ্জামাদি / অবকাঠামো লাগবে?
- ব্যাংকের শাখাসমূহে ইতোমধ্যে সরবরাহকৃত কম্পিউটার সামগী ব্যবহার করেই উদ্যোগটি বাস্তবায়ন করা যাবে। ফলে নতুন ভাবে কোন হার্ডওয়্যার বা সরঞ্জামাদি ক্রয়ের প্রয়োজন নেই।
ঙ) উদ্যোগটি বাস্তবায়ন করার জন্য নতুন কী কী ব্যাকগ্রাউন্ড ওয়ার্ক করতে হবে:
- Archival System প্লাটফরম প্রস্তুতকরন
- Archival System এ সংগ্রহের জন্য নথি সংগ্রহ, বাছাই এবং আপলোড করণ।
চ) Archival System এর বৈশিষ্ট্য সমূহ:
- ব্যাংকের সকল ধরনের কমিটির নাম ও অফিস আদেশ
- কমিটিভিত্তিক ফোকাল পয়েন্ট এর তালিকা ও অফিস আদেশ
- প্রকাশিত প্রেস রিলিজ সমূহ
- ব্যাংকে ব্যবহৃত সকল ধরনের ফরম সমূহ
- ব্যাংক সম্পর্কিত তথ্য:
- ভিশন, মিশন, ব্যাংক আইন, সিটিজেন চার্টার
- নির্বাহী কমিটি এবং পরিচালনা পর্ষদ
- সার্কুলার সমূহ
- প্রশাসন সার্কুলার
- অপারেশন সার্কুলার
- হিসাব ও নিরীক্ষা সার্কুলার
- ব্যবস্থাপক সম্মেলন
- সকল ধরনের সম্মেলনের তথ্য
- ম্যানেজমেন্ট রিপোর্ট
- অডিট রিপোর্ট
- পলিসি, নীতিমালা, বিধিমালা
- বাৎসরিক প্রতিবেদন
- ম্যানেজমেন্ট রিপোর্ট
- বহিঃ প্রতিষ্ঠান সমূহ সম্পর্কিত তথ্য
- আর্থিক প্রতিষ্ঠান বিভাগ কর্তৃক জারীকৃত গুরুত্বপূর্ণ প্রজ্ঞাপন, অফিস আদেশ
- বাংলাদেশ ব্যাংক কর্তৃক জারীকৃত গুরুত্বপূর্ণ প্রজ্ঞাপন, অফিস আদেশ
- বাংলাদেশ আনসার ও গ্রাম প্রতিরক্ষা বাহিনী কর্তৃক জারীকৃত ডকুমেন্টস
- A2I কর্তৃক জারীকৃত ডকুমেন্টস
- বিভাগভিত্তিক তথ্য সংরক্ষন এবং সংগ্রহ
- বিভাগভিত্তিক বোর্ড মেমো ও সিদ্ধান্তসমূহ সংরক্ষণ
- সভা অনুযায়ী সভার কার্যবিবরনীসমূহ
- ফটো গ্যালারী
- সূত্র নং, তারিখ, নখির বিষয় ভিত্তিক নথি খুজেঁ বের করার সুবিধা
চিত্র: প্রস্তাবিত Archival System প্লাটফরম এর তথ্য সংরক্ষণের আর্কাভাইল পেইজ
৫। রিসোর্স ম্যাপঃ
| প্রয়োজনীয় সম্পদ | কোথা হতে পাওয়া যাবে? | ||
| খাত | বিবরণ | প্রয়োজনীয় অর্থ | নিজস্ব |
| জনবল | বর্তমান | প্রয়োজন নাই | নিজস্ব |
| বস্তুগত | বর্তমান | প্রয়োজন নাই | নিজস্ব |
| অন্যান্য | – | প্রয়োজন নাই | নিজস্ব |
| প্রয়োজনীয় মোট অর্থ | প্রয়োজন নাই | ||
৬। ধারনাটি বাস্তবায়নের জন্য প্রয়োজনীয় জনবল:
ব্যাংকের আইসিটি বিভাগ কর্তৃক প্রস্তাবিত উদ্ভাবনী ধারনাটি প্রস্তুত করা সম্ভব। তৎপরবর্তিতে প্রয়োজনীয় নথি সমূহ ব্যাংকের নিজস্ব জনবল ব্যবহার করে উক্ত প্লাটফরমে সংযুক্ত করা যেতে পারে।
৭। ধারনাটি বাস্তবায়নের জন্য সম্ভাব্য প্রয়োজনীয় কারিগরী সহায়তা:
ব্যাংকের আইসিটি বিভাগ কর্তৃক প্রস্তাবিত উদ্ভাবনী ধারনাটি প্রস্তুত করা সম্ভব।
৮। অন্যান্য সহায়তা: প্রয়োজোন নেই।
৯। প্রত্যাশিত ফলাফল (TCV):
| সময় | খরচ | যাতায়াত | |
| আইডিয়া বাস্তবায়নের আগে | ২ দিন | ১,০০০/- | ১ বার (আসা ও যাওয়া) |
| আইডিয়া বাস্তবায়নের পরে | ১ মিনিট | – | – |
| আইডিয়া বাস্তবায়নের ফলে সেবা গ্রহিতার প্রত্যাশিত বেনিফিট | ২ দিন | ১,০০০/- | ১ বার |
১০। পরিকল্পনার ধাপসমূহ:
- Archival System প্লাটফরম প্রস্তুতকরণ
- আইসিটি বিভাগ কর্তৃব প্রস্তুতকৃত Archival System টি যাচাই/পর্যালোচনা
- Archival System এ প্রয়োজনীয় তথ্য সংযোজন
- ব্যাংকের ব্যবহারকারীদের ব্যবহারের জন্য উন্মুক্তকরণ
- যথাযথভাবে রেজি: সম্পন্ন করে Archival System ব্যবহার শুরু করা।
১১। বাস্তবায়ন সময়কাল: আগামী ডিসেম্বর ২০২২ এর মধ্যে সম্পূর্ণ বাস্তবায়ন করা হবে।
১২। যে কর্মকর্তার নেতৃত্বে কাজটি সম্পন্ন হবে: জনাব মোহাম্মদ আলাউদ্দিন, মহাব্যবস্থাপক (প্রশাসন)।
১৩। প্রত্যাশিত ফলাফল:
- কেন্দ্রীয়ভাবে ব্যাংকের গুরুত্বপূর্ণ নথি সমূহ সংরক্ষণ।
- যে কোন সময়ে যে কোন স্থান থেকে মোবাইল/ল্যাপটপ/কম্পিউটার ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করা সম্ভব।
- মাঠ পর্যায়ে দাপ্তরিক কাজ সম্পাদনের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।
- ব্যাংকের সময়ে সময়ে জারীকৃত নির্দেশনা সমূহ যথাযথভাবে পরিপালন করে গ্রাহক সেবা প্রদান আরো ত্বরান্বিত হবে।
- ব্যাংকে নতুন যোগদানকৃত কর্মকর্তাদের দাপ্তরিক কাজ সম্পাদনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।
- নথি সংরক্ষণ ব্যবস্থা ম্যানুয়াল পদ্ধতি থেকে অটোমেশনের আওতায় নিয়ে আসা।
- ব্যাংকের সকল কর্মকর্তাদের তথ্য প্রযুত্তির ব্যবহারের মাধ্যমে দক্ষতা বৃদ্ধি।
- সর্বোপরি ব্যাংকের ভাবমূর্তি উজ্জ্বল হওয়া।
| ১৫। ধারনা প্রদান কারীর তথ্য: | |||
| নাম ও মোবাইল নং | পদবী | আইডিয়া পাইলটিং এলাকা | |
| মোহাম্মদ হাসান মাহমুদ (৭৬৫) মোবাইল: 01716014787 | সিস্টেম এনালিস্ট | আইসিটি বিভাগ, প্রধান কার্যালয়, ঢাকা। | |
১৬। ধারনাটি বাস্তবায়নের সম্ভাব্য ব্যয়:
- Archival System প্লাটফরমটি প্রস্তুত করার জন্য কোন ব্যয় নেই।
- এছাড়াও অত্র ব্যাংকের দেশব্যাপী বিভিন্ন শাখা কার্যালয়ে কর্মরত বিভিন্ন স্তরের কর্মকর্তাগণকে এই ধারনাটির সুবিধা ভোগ করতে গিয়ে কোন ব্যয়ের সম্মুখীন হতে হবে না।
১৭। ধারনাটি বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে কোন ঝুঁকি আছে কিনা: নেই।
১৮। ধারনাটি বাস্তবায়নের জন্য ব্যাংকের কোন আইন, নীতিমালা, পলিসি, সার্কুলার সংশোধনের প্রয়োজন নেই।